Tra le incombenze dell'amministratore, che è a tutti gli effetti un obbligo, è quello di tenere aggiornata l'anagrafica condominiale.
La corretta tenuta dell'anagrafe condominiale ha diverse utilità: non solo serve all'amministratore per evitare i vizi di convocaione dell'assemblea o per il recupero del credito nei confronti dei morosi.
Il non aggiornamento potrebbe determinare delle gravi irregolarità nella gestione ordinara da parte dell'amministratore.
In questo caso in caso di inerzia del condominio, sta all'amministratore attivarsi per regolarizzare l'anagrafica del condominio (con spese a carico del condomino inerete).
Il reperimento dei dati può essere fatto presso il comune dove è ubicato l'immobile, presso l'AdE, e nel caso più gravi presso la Questura o Regione.
L'aggiornamento e la correttezza dei dati serve all'amministratore per dare garanzia al condominio di eventuali controlli da parte dell'amministrazione finanziaria per espletare i loro compiti, così come indicato nel DPR 600/73 (ecco perchè è obbligatoria anche l'affisione della targhetta).
L'anagrafica serve anche per verificare e vigilare se vi siano anche dei diritti reali o di godimento su quel determinato condominio o immobile, oltre che indicare i rispettivi diritti di proprietà.